1.0 AMAÇ
İşbu prosedür, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) doğrultusunda düzenlenmiş olup, Özenç Baran YENİ (Pulikon)’nin işlediği kişisel verilere ilişkin başvuruda bulunan ilgili kişilere yanıt vermesi hususunda uyulması gereken usul ve esasları içermektedir.
İşbu Prosedür veri sorumlusuna başvuru sürecinin genel çerçevesini belirlemektedir. Her somut olay/başvuru özelinde ayrıca değerlendirmelerde bulunulmalı ve taslak ifadelerden kaçınılmalıdır.
2.0 KAPSAM VE YÜKÜMLÜLÜK
İşbu prosedür, Özenç Baran YENİ (Pulikon)’ye KVKK’nın 13. Maddesiyle düzenlenen “veri sorumlusuna başvuru” niteliği taşıyan başvuruları kapsamaktadır. Özenç Baran YENİ (Pulikon)’nin KVK Komisyonu ve ilgili çalışanlar işbu prosedürü uygulamakla yükümlüdür.
3.0 TANIMLAR
Kanun 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Prosedür Veri Sorumlusuna Başvuru Süreci Prosedürü Başvuru Formu Veri Sahibi’nin Kanun m.13 uyarınca gerçekleştireceği başvurularda kullanılmak üzere Şirket internet sitesinde ve bu prosedürün ekinde yayınlanan form Kurum Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu Çalışanlar Şirket Çalışanları Şirket Özenç Baran YENİ (Pulikon) Veri İşleyen Kanunda tanımlı şekilde, veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi Veri Sahibi / Kişisel verisi işlenen gerçek kişi İlgili Kişi Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi Veri Envanteri Şirket’in tüm veri işleme süreçleri ve amaçlarının envanterinin tutulduğu doküman Süreç Veri Envanteri’nde yer alan her bir veri işleme faaliyeti
4.0 BAŞVURUYA İLİŞKİN BİLGİLER
4.1. Başvuru Usulü
Elden veya noter aracılığıyla yapılacak başvuruların Pınar Mahallesi, Dut Sokak, 5/2, Sarıyer/İstanbul adresine yapılması gerekmektedir. Elden yapılan başvurularda, başvuru sahibinin kimliğini tevsik edici belge ile başvurması gerekmektedir. Vekaleten başvuru yapılması durumunda noter tasdikli vekaletname gerekmektedir.
Mobil İmza/Elektronik İmzalı veya e-posta aracılığıyla yapılacak başvuruların ozenc@ozencstudio.com adresine yapılması gerekmektedir. Başvuru usulüne göre zarfın üzerine, tebligata veya e-postanın konu bölümüne “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılması gerekmektedir.
Başvuru konusu ile ilgili evrakların başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
İlgili kişiler tarafından yapılan başvuruların Türkçe olması gerekmektedir. Türkçe dışında yapılan başvurular dikkate alınmayacaktır.
4.2. Başvuruda Talep Edilebilen Hususlar
İlgili kişi, KVKK’nın 11. Maddesi gereği veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
- a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını
öğrenme,
- ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok
edilmesini isteme,
- f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere
bildirilmesini isteme,
- g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle
kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde
zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
4.3. Başvuruda Yer Alması Gereken Bilgi ve Belgeler
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesinin 2. fıkrası gereğince, ilgili kişiler veri sorumlularına başvururken;
- a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
- b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu,
pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
- c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
- ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
- d) Talep konusu,
bulunması zorunludur.
Eğer konuya ilişkin ek bilgi ve belgeler varsa (ilgili kişinin vekil aracılığıyla başvuruda bulunması söz konusu ise vekaletname örneği) bu ek bilgi ve belgeler de başvuru evrakına eklenmelidir.
4.4. Başvuru Değerlendirme Süreci
İlgili kişiler tarafından gelen başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılmalıdır.
İlgili kişilerin yaptığı yazılı başvurularda, başvuru tarihi, başvuru evrakının/formunun veri sorumlusuna tebliğ edildiği tarihtir.
Başvuruların içeriği incelendiğinde veri sorumlusu;
- a) başvuruyu kabul edebilir,
- b) gerekçesini açıklayarak, başvuruyu reddedebilir.
Veri sorumlusu, cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Veri sorumlusu ilgili kişi tarafından yapılacak başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.
Cevap yazısının Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereği;
- a) Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgileri,
- b) Başvuru sahibinin; adı ve soyadını, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik
numarasını, yabancılar için uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresini, varsa bildirime esas elektronik posta adresini, telefon ve faks numarasını,
- c) Talep konusunu,
- ç) Veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamalarını,
İçermesi zorunludur.
4.5. Başvuru Ücreti
Veri sorumlusu kendine yapılan şikayetleri ücretsiz olarak sonuçlandırmalıdır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde ilgili kişiden makul bir ücret alınması mümkündür. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre, veri öznesinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Ayrıca söz konusu başvurulara cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemeyeceği Tebliğde öngörülmüştür.
4.6. Örnek Değerlendirme Süreçleri
4.6.1. Kanunun 11. Maddesinin (a), (b), (c) ve (ç) Bendi Uyarınca Yapılacak Başvurular
- Gelen başvurular öncelikle kaydedilmeli, Kişisel Verileri Koruma Komisyonuna
ivedilikle haber verilmeli ve Komisyon başvurunun görüşülmesi üzerine toplantı düzenlemelidir.
- KVKK’nın yukarıda belirtilen bendlerine dayanılarak yapılan başvurularda, taleplerle
ilgilenecek olan kişi/kişiler başvuru sahibinin ismini ve diğer bilgilerini veri tabanından aramalıdır.
- İlgili kişiye ait hangi verilerin, hangi amaçla işlendiği ve kime aktarıldığı hakkında
veri tabanlarından araştırma yapılmalıdır.
- Daha sonrasında başvuruda bulunan kişi grubuna yönelik fiziki evrak incelemesi
yapılmalıdır.
- Eğer ilgili kişiye ait herhangi bir veriye ulaşılamıyorsa, söz konusu başvuruya
“Bünyemizde hiçbir kişisel veriniz işlenmemektedir.” ifadesi ile cevap verilmelidir.
- Ancak işlenen veri var ise, başvuruyu cevaplandırmakla yükümlü olan kişi/kişiler
kişisel veri envanterinden başvuru konusu kişisel verinin kimlere aktarıldığını ve hangi amaçlarla işlendiğini tespit ettikten sonra ilgili kişiye doğru ve güncel bir cevap sunmalıdır.
4.6.2. Kanunun 11. Maddesinin (d) Bendi Uyarınca Yapılacak Başvurular
İlgili kişi başvurusunda, kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlendiğine ve buna ilişkin bir düzeltme istediğini belirtmişse;
- Başvuruyu değerlendirecek olan kişi/kişiler veri tabanlarında ilgili kişinin ne tür
verilerinin işlendiğini tespit etmelidir.
- Eğer söz konusu kişisel veriler eksik değil veya doğru ise başvuruya “Bünyemizde
bulunan kişisel verileriniz doğru ve güncel bir şekilde işlenmektedir. Eksik ya da yanlış işlenen bir kişisel veriniz mevcut değildir. Bu nedenle başvurunuz reddedilmiştir.” ifadesi cevap verilmesi gerekmektedir.
- Ancak kişisel verilerin eksik olduğu veya doğru olmadığı kanaatine varılır ise buna
uygun olarak ilgili kişiye cevap verilir.
4.6.3. Kanunun 11. Maddesinin (e) Bendi Uyarınca Yapılacak Başvurular
İlgili kişi, başvuru dilekçesinde veri sorumlusu bünyesinde işlenen kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini istemişse;
- Öncelikle kişinin hangi kişisel verilerinin veri sorumlusu tarafından işlendiğinin
tespiti gerekmektedir.
- Sonraki adımda ise, başvuruyu yanıtlamakla yükümlü olan kişi/kişiler söz konusu
kişiler verilerin hangi amaçla tutulduğunu kişisel veri envanterinden tespit etmelidir.
- Eğer veri sorumlusu, hukuki bir yükümlülüğü nedeniyle, ilgili kişinin kişisel
verilerini işliyorsa başvuruya, “Bünyemizde bulunan kişisel verileriniz (…..) Sayılı Kanun ve yasal mevzuat gereği tutulmaktadır. Süresinden önce kişisel verileriniz silinmesi veya yok edilmesi ancak yasal mevzuat gereği yetkili Kurumlardan gelen talep üzerine ve yasal süreler sonunda gerçekleştirilebilir. Bu nedenle başvurunuz reddedilmiştir” ifadeleriyle cevap verilmelidir.
- Hukuki yükümlülük şart değildir. Ayrıca kişisel verinin muhafazası için makul bir
sebep var ise bu sebepler başvuru cevabında belirtilmelidir.
- Hukuki yükümlülüğün bulunmaması durumunda verilerin işlenmesi için geçerli bir
sebebin varlığı araştırılmalıdır.
- Geçerli bir sebep yok ise, ilgili kişinin kişisel verileri herhangi bir yasal
yükümlülükten dolayı tutulmuyorsa gelen başvuruya, “Okulumuz bünyesinde işlenen kişisel verilerinizin 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. Maddesinin (e) bendi uyarınca silinmesini/ yok edilmesini talep etmeniz üzerine, silinmiş/ yok edilmiştir.” ifadeleriyle cevap verilmelidir.
4.6.4. Kanunun 11. Maddesinin (f) Bendi Uyarınca Yapılacak Başvurular
İlgili kişi başvurusunda, kişisel verilerinin talep üzerine silindiğini, yok edildiğini, veyahut eksik ya da yanlış işlenmiş olan kişisel verisinin düzeltildiğini, veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir.
- Bu ihtimalde, başvuruyu yanıtlamakla yükümlü olan kişi/kişiler, ilgili kişinin
başvuru konusu kişisel verilerinin kimlere aktarıldığını tespit etmeli ve gerekli ise aktarılan kişiye başvuruyla alakalı bildirimde bulunmalıdır.
- Üçüncü kişilere bu kapsamda bildirimde bulunulduktan sonra başvuru sahibine
“Bünyemizde işlenen kişisel verileriniz talebiniz doğrultusunda silinmiş/ yok edilmiş/yanlış işlenmiş olan kişisel verileriniz düzeltilmiş ve bu husus, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmiştir.” ifadeleriyle cevap verilmesi gerekmektedir.
4.6.5. Kanunun 11. Maddesinin (g) Bendi Uyarınca Yapılacak Başvurular
İlgili kişi başvurusunda veri sorumlusu tarafından işlenen kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmiş ise;
- Başvuru sahibinin aleyhine bir durum oluşup oluşmadığı hakkında ilgili veri işleme
süreci incelemeye alınmalıdır.
- Eğer söz konusu incelemeler sonucunda başvuru sahibi aleyhine bir husus
doğmadığı ortaya çıkmış ise başvuruya “Bünyemizde işlenen kişisel verilerinizin otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmamış, bu konuda hukuka aykırılık tespit edilmemiştir.” ifadeleriyle cevap verilmelidir.
- Aksi bir sonuç ortaya çıkarsa buna uygun cevap verilmelidir.
4.6.6. Kanunun 11. Maddesinin (ğ) Bendi Uyarınca Yapılacak Başvurular
İlgili kişi başvurusunda, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğradığını iddia etmiş ve zararın giderilmesini talep etmiş ise;
- Başvuru sahibinin kişisel verisinin işlendiği süreç incelemeye alınmalıdır.
- İnceleme sonucunda, işlenen veri işleme sürecinde kişisel verilerin korunması
mevzuatına bir aykırılık yapılmamış ise ilgili kişinin başvurusuna “Bünyemizde işlenen kişisel verilerin işlenme sürecinde bir hukuka aykırılık saptanamamıştır. Bu sebeple başvurunuz reddedilmiştir.” ifadeleriyle cevap verilmelidir.